Kupno komputera do firmy wydaje się prostą decyzją.
Wchodzisz na stronę sklepu, widzisz laptop za 4 500 zł, dorzucasz parę akcesoriów — i gotowe.
Ale po pięciu latach okazuje się, że ten „zwykły zakup” kosztował Twoją firmę znacznie więcej, niż pokazywała faktura.
Dlaczego? Bo rzeczywisty koszt posiadania sprzętu (czyli TCO – Total Cost of Ownership) obejmuje wszystko: zakup, serwis, przestoje, energię, utratę wartości i czas Twoich pracowników.
W małej firmie z 5–10 stanowiskami te „drobne” sumują się w dziesiątki tysięcy złotych.
W tym poradniku rozbijemy ten koszt na czynniki pierwsze, pokażemy realne liczby oraz porównamy dwa podejścia: zakup nowego sprzętu vs wybór laptopów poleasingowych klasy biznesowej
Czym jest TCO – całkowity koszt posiadania komputera
TCO (Total Cost of Ownership) to suma wszystkich kosztów, które firma ponosi przez cały cykl życia urządzenia — nie tylko ceny zakupu.
Dla komputerów i laptopów w firmie w skład TCO wchodzą:
- cena zakupu urządzenia,
- koszt energii elektrycznej,
- serwis i naprawy,
- aktualizacje i wsparcie techniczne,
- utrata produktywności (gdy komputer działa wolno lub stoi w serwisie),
- czas pracownika IT lub właściciela, który rozwiązuje problemy,
- amortyzacja i utrata wartości sprzętu.
Przykład prosty:
| Składnik | Nowy laptop biurowy | Odnawiany laptop klasy biznesowej |
|---|---|---|
| Cena zakupu | 4 500 zł | 2 200 zł |
| Gwarancja | 24 miesiące | 12 miesięcy (z opcją przedłużenia) |
| Serwis po gwarancji (średnio rocznie) | 300 zł | 200 zł |
| Roczne zużycie energii (biurowy laptop ~40W, 8h/dzień) | 230 zł | 230 zł |
| Utrata wartości po 5 latach | 90% | 60% |
| Szacunkowy całkowity koszt (5 lat) | 7 400 zł | 3 700 zł |
Gdzie uciekają pieniądze? Ukryte koszty utrzymania sprzętu w firmie
Nowy laptop to dopiero początek wydatków. Właściciele małych firm często nie uwzględniają kosztów „niewidocznych”, które realnie wpływają na wynik finansowy.
1. Koszty eksploatacji i napraw
Każdy komputer wymaga okresowego czyszczenia, wymiany pasty termicznej, a po 3–4 latach – nowej baterii lub dysku SSD.
Średni koszt jednej naprawy pogwarancyjnej w Polsce to 250–400 zł.
W firmie z 10 laptopami oznacza to 2–4 tys. zł w cyklu 5-letnim.
W sprzęcie odnawianym te naprawy są zwykle wykonane przed sprzedażą — a więc nie obciążają już Twojego budżetu.
2. Spadek wydajności i straty czasu
Z badań IDC wynika, że po 3 latach użytkowania wydajność komputerów biurowych spada średnio o 20–30%.
W praktyce oznacza to, że Twój pracownik traci 15–30 minut dziennie na wolne uruchamianie, przestoje, restarty.
Jeśli pracownik zarabia 30 zł/h, a komputer jest używany 250 dni w roku – to 1 875 zł rocznie utraconej produktywności na jedno stanowisko.
3. Energia elektryczna
Roczny koszt energii (2025 r.) dla jednego komputera pracującego 8 h/dzień:
- laptop biurowy: ok. 230–260 zł,
- komputer stacjonarny: 420–500 zł.
Sprzęt biznesowy, szczególnie nowszej generacji, często zużywa o 20–30% mniej energii — kolejna oszczędność 40–100 zł rocznie.
4. Czas reakcji serwisu
Dla małej firmy każda godzina przestoju ma realny koszt.
Brak zapasowego sprzętu czy serwisu on-site oznacza często dzień pracy stracony.
Wartość jednego dnia przestoju przy 10 osobach = 10 × 8h × 30 zł = 2 400 zł straty.
Profesjonalne sklepy ze sprzętem odnawianym (jak FreshComp) oferują szybką wymianę sprzętu lub części, więc ten koszt praktycznie znika.
Przykład: firma z 10 stanowiskami – analiza kosztów na 5 lat
Załóżmy dwie mikrofirmy, każda zatrudnia 10 osób biurowych.
Firma A kupuje nowe laptopy, Firma B stawia na odnawiane komputery klasy biznesowej z gwarancją.
| Pozycja | Firma A – nowy sprzęt | Firma B – odnawiany sprzęt |
|---|---|---|
| Zakup 10 komputerów | 45 000 zł | 22 000 zł |
| Serwis po gwarancji | 5 000 zł | 3 000 zł |
| Energia (5 lat) | 12 000 zł | 10 000 zł |
| Czas stracony na awarie (średnio 2 dni/osoba/rok) | 120 h × 30 zł × 5 lat = 18 000 zł | 60 h × 30 zł × 5 lat = 9 000 zł |
| Łączny koszt 5 lat | 80 000 zł | 44 000 zł |
| Oszczędność | – | 36 000 zł (45%) |
Jak dobrać sprzęt o niskim TCO
W małej firmie każdy złoty wydany na technologię musi przynosić realną wartość. Dlatego kluczem nie jest kupienie „najtaniej”, tylko mądrze — sprzętu, który przez lata nie generuje dodatkowych kosztów.
1. Wybieraj sprzęt klasy biznesowej
Komputery i laptopy biznesowe (Dell Latitude, HP EliteBook, Lenovo ThinkPad) są projektowane na 8-10 godzin pracy dziennie. Mają lepsze chłodzenie, metalowe zawiasy, gniazda serwisowe i dostępność części przez 5–7 lat.
💡 Porównanie jakości komponentów:
| Element | Sprzęt konsumencki | Sprzęt biznesowy |
|---|---|---|
| Obudowa | plastik, cieńsze ścianki | aluminium / magnez |
| Dysk | tańszy, często bez czujnika wstrząsów | dysk SSD klasy enterprise |
| Klawiatura | brak odporności na zalanie | wzmocniona, wymienna |
| Serwis | 2 lata, często door-to-door | dostępność części 5 lat |
| Wydajność po 3 latach | spadek 25 % | spadek 10 % |
Z punktu widzenia TCO biznesowy sprzęt, nawet odnawiany, jest tańszy w utrzymaniu o 20-40 % niż nowy konsumencki model z marketu.
2. Nie kupuj „na zapas”
Wielu właścicieli firm przepłaca, bo kupuje komputery o parametrach, których pracownicy nigdy nie wykorzystają.
Jeżeli praca to Word, Excel, CRM online — nie ma sensu dopłacać 2 000 zł za dedykowaną grafikę i 32 GB RAM.
Lepiej zaoszczędzić te środki i za 3-4 lata wymienić sprzęt na nowszy, utrzymując stały poziom wydajności.
3. Aktualizuj, zamiast wymieniać
Często wymiana dysku HDD na SSD i zwiększenie RAM-u z 8 GB do 16 GB wydłuża życie komputera o kolejne 2 lata, przy koszcie ok. 400 zł.
To klasyczny przykład obniżenia TCO przez modernizację, nie zakup.
4. Wybieraj dostawców, którzy testują sprzęt
Kupując w miejscach takich jak FreshComp.pl
Leasing, zakup czy odnawiany sprzęt – co się bardziej opłaca
Decyzja o formie finansowania ma ogromny wpływ na TCO.
Porównajmy trzy modele na bazie przykładowego laptopa biurowego.
| Parametr | Leasing operacyjny | Zakup nowego | Sprzęt odnawiany |
|---|---|---|---|
| Koszt miesięczny (5 lat) | 125 zł × 60 = 7 500 zł | jednorazowo 4 500 zł | jednorazowo 2 200 zł |
| Serwis w okresie | wliczony | w cenie 2 lata | w cenie 12 miesięcy |
| Wymiana sprzętu | po 3-4 latach | zależna od firmy | elastyczna |
| Łączny koszt posiadania (5 lat) | 7 500 zł | 7 400 zł | 3 700 zł |
Jak zaplanować cykl życia sprzętu IT w mikrofirmie
1. Ustal realny okres użytkowania
Optymalny cykl życia dla sprzętu biurowego to 4-5 lat.
Dłużej = ryzyko awarii i spadku wydajności.
Krócej = niepotrzebne wydatki.
2. Ustal „okno wymiany”
Jeśli sprzęt zaczyna wymagać > 1 h serwisu miesięcznie – to moment wymiany.
Stary komputer możesz sprzedać lub oddać w rozliczeniu (często –10-20 % ceny nowego).
3. Zapewnij zapasowy zestaw
Jedno dodatkowe urządzenie w firmie = zabezpieczenie przed przestojem.
Koszt: ~2 000 zł – zwrot z inwestycji przy pierwszej awarii.
4. Zadbaj o recykling i etykę
Utylizacja zgodna z RODO i ochroną danych jest obowiązkowa.
Najczęstsze błędy, które podnoszą koszty IT
- Kupowanie sprzętu „na promocji”, bez analizy TCO.
- Brak planu wymiany – sprzęt używany 7-8 lat generuje większe straty niż oszczędności.
- Brak backupu – utrata danych to realne straty finansowe.
- Brak serwisu i czyszczenia – przegrzewanie = wolniejsza praca.
- Nadmierne oszczędzanie na zasilaczach, UPS-ach, kablach – mikrokoszt dziś, przestój jutro.
Jak obniżyć koszty IT już teraz – 7 praktycznych kroków
- Zrób audyt sprzętu – sprawdź wiek, zużycie, gwarancję.
- Wymień dyski HDD na SSD.
- Ustal harmonogram aktualizacji i czyszczenia.
- Wybierz energooszczędne zestawy (TDP < 45 W).
- Kupuj komputery w pakietach od jednego dostawcy.
- Korzystaj z programów „trade-in” – zwrot starych urządzeń.
- Rozważ sprzęt odnawiany – to najszybszy sposób na redukcję TCO o 30-40 %.
Podsumowanie i rekomendacje
Po 5 latach komputer, który kosztował 4 500 zł, pochłania firmie ~7 400 zł.
Tymczasem odnawiany sprzęt klasy biznesowej zamyka się w koszcie ~3 700 zł – różnica 3 700 zł na stanowisku.
W mikrofirmie 10-osobowej to różnica ~37 000 zł.
Za te pieniądze można kupić oprogramowanie, zainwestować w marketing albo zatrudnić dodatkową osobę.
Dlatego:
- planuj cykl życia sprzętu IT,
- wybieraj klasę biznesową (nawet używaną),
- patrz na koszt całkowity, nie cenę zakupu,
- współpracuj z rzetelnym partnerem.
