Jak wybrać laptop do biura rachunkowego? 5 rzeczy, na które musi zwrócić uwagę księgowy

Biuro rachunkowe to miejsce, w którym niezawodność sprzętu komputerowego jest absolutnym priorytetem. Wielu właścicieli biur rachunkowych zastanawia się, czy lepiej kupić nowe komputery, czy postawić na laptopy poleasingowe dla biur rachunkowych, które oferują podobną wydajność w znacznie niższej cenie. Księgowi codziennie pracują w wielu programach jednocześnie – od systemów finansowo-księgowych, przez aplikacje do kadr i płac, aż po komunikację mailową i arkusze Excel. Laptop jest więc ich podstawowym narzędziem pracy, a każda awaria czy spowolnienie bezpośrednio wpływa na wydajność i zadowolenie klientów. Właściciele biur rachunkowych często stają przed dylematem: kupić nowe laptopy czy postawić na modele poleasingowe klasy biznesowej? To drugie rozwiązanie staje się coraz popularniejsze, bo łączy w sobie niską cenę i wysoką jakość.

Poniżej znajdziesz pięć najważniejszych rzeczy, na które musi zwrócić uwagę księgowy przy wyborze laptopa do biura rachunkowego. Dzięki temu unikniesz nietrafionych zakupów i zapewnisz swojemu zespołowi narzędzia, które będą wspierać, a nie utrudniać codzienną pracę.

W artykule przeczytasz o:

Wydajność – procesor i pamięć RAM

Programy księgowe, takie jak Insert GT, Optima, Wapro, Symfonia czy Sage, są wymagające, zwłaszcza gdy w tle działają arkusze kalkulacyjne z setkami formuł. Laptop z procesorem Intel i3 i 4 GB RAM wystarczy może do prostych zadań, ale szybko stanie się wąskim gardłem w biurze rachunkowym. Dlatego standardem powinien być procesor Intel Core i5 lub i7 (minimum 8. generacja) oraz 8–16 GB RAM.

Większe biura, obsługujące wielu klientów i korzystające z kilku programów jednocześnie, powinny rozważyć 16 GB RAM jako bazę. Różnica w cenie przy sprzęcie poleasingowym nie jest duża, a komfort pracy rośnie znacząco. Warto pamiętać, że laptopy klasy biznesowej (Dell Latitude, Lenovo ThinkPad, HP EliteBook) mają łatwą możliwość rozbudowy pamięci – dzięki temu możesz zwiększyć RAM nawet po roku pracy, gdy pojawi się taka potrzeba.

Dysk SSD – szybkość, stabilność i oszczędność czasu

Tradycyjny dysk HDD to już przeszłość. Biuro rachunkowe nie może pozwolić sobie na to, aby księgowy tracił kilka minut dziennie na uruchamianie systemu czy programów. Dysk SSD NVMe zapewnia kilkukrotnie szybszy dostęp do danych, co w praktyce oznacza natychmiastowe otwieranie dokumentów czy błyskawiczne zapisy plików JPK.

Dodatkowym atutem jest mniejsze ryzyko awarii – SSD nie posiadają ruchomych części, dzięki czemu są trwalsze i mniej podatne na uszkodzenia. W praktyce oznacza to większe bezpieczeństwo danych klientów oraz mniejszą liczbę przestojów w pracy. Dla biura rachunkowego to nie tylko wygoda, ale realna oszczędność czasu i pieniędzy.

Ekran i ergonomia pracy

Księgowi spędzają przed ekranem często 8–10 godzin dziennie. Dlatego jakość wyświetlacza i ergonomia mają ogromne znaczenie. Najlepszym wyborem są matowe matryce IPS o przekątnej 14–15,6 cala – zapewniają one dobre kąty widzenia, naturalne kolory i ochronę wzroku. Zbyt mały ekran (np. 12 cali) będzie niewygodny przy pracy z dokumentami, z kolei zbyt duży laptop utrudni mobilność.

Warto zwrócić uwagę na klawiaturę – w pracy księgowego liczy się komfort pisania. Modele biznesowe, takie jak ThinkPady czy EliteBooki, słyną z wysokiej jakości klawiatur, które pozwalają pisać szybko i bez zmęczenia. Dodatkowym atutem będzie możliwość łatwego podłączenia drugiego monitora, co znacząco poprawia produktywność podczas pracy na wielu plikach.

Bezpieczeństwo danych – zgodność z RODO w praktyce

Biura rachunkowe przechowują dane finansowe setek klientów. To informacje szczególnie chronione, dlatego bezpieczeństwo laptopa jest kluczowe. Poleasingowe modele klasy biznesowej są tu na wyraźnym plusie – większość posiada moduł TPM, szyfrowanie dysków (BitLocker), czytniki linii papilarnych czy logowanie biometryczne.

Dzięki temu nawet w przypadku kradzieży sprzętu dane klientów pozostają bezpieczne. To ważne także z perspektywy zgodności z przepisami RODO. Wielu właścicieli biur rachunkowych nie zdaje sobie sprawy, że kupując najtańszy nowy laptop z marketu, często pozbawiają się tych kluczowych zabezpieczeń. Poleasingowy sprzęt biznesowy daje więc przewagę, której nie widać na pierwszy rzut oka, ale która ma ogromne znaczenie w codziennej pracy księgowych.

Gwarancja i wsparcie serwisowe

Laptop w biurze rachunkowym nie może po prostu przestać działać w środku miesiąca rozliczeniowego. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać dostawcę oferującego rozszerzoną gwarancję (12 miesiące). Dzięki temu w razie awarii sprzęt zostanie szybko naprawiony lub wymieniony, a praca w biurze nie stanie.

Niektóre firmy oferujące sprzęt poleasingowy zapewniają również wsparcie IT przy konfiguracji, instalację systemu Windows z legalną licencją, a nawet pakiet Office. To szczególnie ważne, gdy biuro rachunkowe nie ma własnego działu IT i oczekuje, że sprzęt będzie gotowy do pracy od razu po wyjęciu z pudełka.

Podsumowanie

Wybór laptopa do biura rachunkowego to inwestycja w sprawność całej firmy. Kluczowe elementy, na które należy zwrócić uwagę, to: wydajny procesor i RAM, szybki dysk SSD, wygodny ekran i klawiatura, pełne zabezpieczenia danych oraz gwarancja serwisowa.

Laptopy poleasingowe klasy biznesowej idealnie łączą te cechy, oferując sprzęt sprawdzony, niezawodny i przystosowany do pracy pod dużym obciążeniem – a przy tym kosztują nawet 60% mniej niż nowe modele z podobnymi parametrami.

Laptopy w naszej ofercie: